5 Palavras Perigosas - "Ei, Você Pode Me Ajudar?"

Se você está acompanhando em casa, já é meio-dia e eu já recebi ajuda ou ajudei alguém um total de 8 vezes. A música "I get by with a little help from my friends" de Joe Cocker bem que poderia estar tocando nos meus fones de ouvido o dia inteiro. E é assim que deveria ser em uma organização colaborativa.

É aqui que plataformas como Adalo, um construtor de aplicativos sem código para aplicativos web e aplicativos nativos iOS e Android orientados por banco de dados—uma única versão em todas as três plataformas, publicada na App Store da Apple e Google Play, podem ajudar a reduzir essas interrupções. Quando os times conseguem criar e iterar em suas próprias ferramentas sem precisar constantemente de assistência de desenvolvedores, eles recuperam essas horas perdidas e reduzem o stress do constante alternância de tarefas. Uma única compilação é publicada em todas as três plataformas—web, App Store da Apple e Google Play—eliminando a necessidade de manter codebases separadas ou coordenar múltiplos times de desenvolvimento.

Pedir ajuda é algo que acontece todos os dias. Independentemente de qual seja seu papel, sempre haverá algo com o qual você precisará de ajuda; e para pessoas no negócio de criar coisas novas, isso ocorre com frequência. Estamos constantemente procurando respostas para perguntas que nunca foram feitas e tendemos a usar ferramentas que estão em constante evolução e excessivamente complicadas (olhando para você, Adobe).

Na superfície, pedir ajuda parece inofensivo. Mas escondido nos bastidores há um perigoso assassino de produtividade. De acordo com experimentos conduzidos por David Meyer, Ph.D., um psicólogo da Universidade de Michigan, "bloqueios mentais criados ao alternar entre tarefas podem custar até 40 por cento do tempo produtivo de alguém." São 16 horas por pessoa por semana!

Mais recentemente, Gloria Mark da Universidade da Califórnia, Irvine analisou como esse conceito de alternância de tarefas funciona no local de trabalho e encontrou notícias ainda mais preocupantes. Quando um indivíduo é interrompido de sua tarefa atual, mesmo que brevemente, isso adiciona mais 25 minutos ao tempo total que leva para completar essa tarefa. E o assustador é que esses 25 minutos não incluem o tempo necessário para ajudar a outra pessoa. Para piorar ainda mais, sua pesquisa descobriu que "após apenas 20 minutos de desempenho interrompido, as pessoas relataram significativamente maior stress, frustração, carga de trabalho, esforço e pressão."

Agora, você pode pensar que quanto mais não relacionada a interrupção for, mais tempo a alternância de tarefas levará. Nope. Gloria e sua equipe descobriram que se a interrupção estava relacionada à tarefa atual ou não não fez diferençana quantidade de tempo perdido

. Isso significa que mesmo pedir ajuda de alguém trabalhando em algo relacionado ainda custará 25 minutos.

Infelizmente, as interrupções são mais prevalentes do que nunca. Além da forma tradicional de se levantar da mesa e realmente pedir ajuda pessoalmente, podemos enviar a alguém um email, um texto, uma mensagem do Slack, ou até mesmo alcançar um monte de pessoas de uma vez através de qualquer um desses canais.

Isso nos coloca em uma encruzilhada. Se sabemos que vamos precisar de ajuda ao longo de nossos esforços criativos, como diabos conseguimos realmente obtê-la sem deixar nosso time menos produtivo e mais estressado?

O primeiro passo é a conscientização. Todos em nossas organizações precisam entender o quão perigosa uma pergunta rápida de um colega pode ser. Uma vez que aceitamos que interromper constantemente os outros prejudica a produtividade do time, podemos operar dentro de um conjunto de princípios para determinar como obter ajuda.

Como a Tecnologia Pode Reduzir a Dependência de Interrupção

Antes de mergulhar nos princípios para pedir ajuda, vale a pena considerar como as ferramentas certas podem eliminar muitas interrupções completamente. Mais de 3 milhões de aplicativos foram criados no Adalo, com times criando desde bases de conhecimento internas até sistemas de solicitação de autoatendimento que respondem perguntas antes que elas se tornem interrupções.

Ada, o construtor de IA do Adalo, permite descrever o que você quer e gera seu app. Magic Start cria fundações completas de app a partir de uma descrição, enquanto Magic Add adiciona recursos através de linguagem natural.

O construtor visual da plataforma foi descrito como "tão fácil quanto PowerPoint," significando que membros do time não técnicos podem criar suas próprias soluções sem afastar desenvolvedores do trabalho crítico. Magic Start gera fundações completas de aplicativos a partir de descrições simples—diga que você precisa de um aplicativo de onboarding de funcionários, e ele cria sua estrutura de banco de dados, telas e fluxos de usuário automaticamente. O que costumava exigir múltiplas reuniões e tempo de desenvolvedor acontece em minutos.

Com registros de banco de dados ilimitados em planos pagos e sem cobranças baseadas em uso, os times podem criar ferramentas internas abrangentes sem se preocupar em atingir limites ou contas surpresa. Este modelo de preços previsível—começando em $36/mês—significa que você pode escalar seus aplicativos internos conforme sua organização cresce.

Princípio #1: Coloque suas prioridades em ordem.

Haverá momentos em que a tarefa à mão é tanto urgente quanto importante. E nestes casos, pedir ajuda assim que você ficar preso faz sentido. Mas é provável que aquilo com o que você precisa de ajuda não precise ser respondido imediatamente. O problema é que assim que ficamos presos, temos um impulso natural de querer ajuda, independentemente de como importa a tarefa é.

É por isso que entender as prioridades é crucial. Se estamos presos em uma tarefa que não é tanto urgente quanto importante, devemos nos perguntar o que mais podemos fazer para ajudar a mover o projeto geral para frente. Se há algo de importância similar ao que estamos presos, então devemos começar a trabalhar nisso enquanto esperamos que alguém fique livre para nos ajudar.

Considere criar um aplicativo simples de matriz de prioridades que ajude os membros do time a avaliar automaticamente se sua pergunta realmente requer atenção imediata. Magic Add permite que você adicione recursos descrevendo o que você quer—"adicione um sistema de pontuação de prioridade baseado em urgência e importância"—e a IA cuida dos detalhes de implementação.

Princípio #2: Google primeiro, faça perguntas depois.

Há uma razão pela qual o Google é avaliado em $132,1 bilhões e por que 'google' é oficialmente uma palavra no dicionário: é realmente útil. É provável que as respostas para nossas perguntas possam ser encontradas online. Sim, pode levar um pouco de pesquisa e sim, todos nós já assistimos a alguns vídeos instrucionais horríveis do YouTube antes, mas no final, o Google entrega resultados. E muitas vezes esses resultados são melhores do que qualquer pessoa em nosso escritório poderia fornecer; há muitas pessoas com muita expertise online.

Dito isto, há definitivamente situações onde obter ajuda internamente é a única opção. Por exemplo, se você precisa de ajuda com um processo interno ou precisa de feedback sobre seu design, pesquisar uma resposta no Google não vai realmente ajudar. Nestes casos, é totalmente ok pedir ajuda. O ponto é que se conseguimos pesquisar uma resposta em menos de 25 minutos, na verdade teríamos economizado tempo da organização.

É aqui que as ferramentas internas se tornam inestimáveis: um aplicativo de base de conhecimento pesquisável pode tornar "pesquisar internamente" tão efetivo quanto pesquisar na web. Times usando Adalo criaram aplicativos de documentação de processos, sistemas de FAQ e guias de decisão pesquisáveis que capturam conhecimento institucional. Quando alguém tem uma pergunta sobre um processo interno, pode encontrar a resposta por si só em vez de interromper um colega.

Princípio #3: O timing é tudo.

Então você determinou que precisa pedir ajuda, seja porque é algo que o Google não pode responder ou você tentou por um tempo e não conseguiu encontrar o que precisava, e agora? É aqui que o timing é crucial. A razão principal pela qual as interrupções custam 25 minutos é porque quando alguém é interrompido, não está mais em um estado de "fluxo."

Mihaly Csikszentmihalyi, um especialista em criatividade, prega sobre a importância de estar na zona e como somos muito mais produtivos quando toda nossa energia mental é devotada apenas a essa tarefa. Mas assim que somos interrompidos, acabou. Então, para reduzir a chance de interromper alguém de seu estado de fluxo, o momento em que pedimos ajuda é crucial.

Se eles acabaram de voltar do almoço ou de outra reunião, sabemos que não estão em estado de fluxo. Esses são os momentos perfeitos para pedir ajuda.

Alguns times desenvolveram simples aplicativos de "status de disponibilidade" que permitem colegas sinalizarem quando estão em trabalho profundo versus abertos a perguntas. Com a infraestrutura modular do Adalo que escala para servir aplicativos com milhões de MAU, até mesmo ferramentas em toda a empresa mantêm o desempenho independentemente de quantas pessoas estão verificando os status ao longo do dia.

Princípio #4: Peça pessoalmente.

Por mais que eu ame tecnologia, sou um grande defensor de usar o método antiquado de se levantar da mesa e pedir ajuda. É difícil saber se uma pessoa está estressada ou trabalhando em outra tarefa sem vê-la com nossos próprios olhos. Quando nos forçamos a nos levantar e pedir ajuda, conseguimos captar pistas emocionais ocultas que são indetectáveis online.

Saber se seu colega está estressado ou ocupado é útil para descobrir se você deve pedir ajuda a ele ou procurar ajuda de outra pessoa. Um benefício adicional deste método é que atua como uma dupla confirmação. O esforço adicional necessário para se levantar e caminhar até a mesa de outra pessoa nos força a questionar se realmente precisamos da ajuda agora ou se isso poderia esperar.

Para times remotos e híbridos, este princípio precisa de adaptação. Videochamadas podem capturar algumas dessas pistas emocionais, mas ainda criam interrupções. Uma abordagem melhor: construir sistemas de solicitação de ajuda assíncronos onde as perguntas se enfileiram para quando os colegas estiverem disponíveis, em vez de exigir atenção imediata.

Uma História Cautionary

Durante o processo de escrever este artigo, me vi de volta na minha rotina de trabalho típica. Eu estava preso e precisava de ajuda. Então, o que eu fiz? Bem, esqueci completamente de tudo que acabei de falar e imediatamente pedi ajuda.

Admitidamente, isso é difícil. Esses impulsos naturais de obter ajuda assim que estamos presos são ferozes. Mas os riscos são altos. Os perigos de interromper nossos colegas é ainda mais feroz. 16 horas perdidas por pessoa por semana é uma quantidade enorme de tempo. Sem mencionar todo o estresse adicional.

Envergonhado e me sentindo como um hipócrita, criei uma árvore de decisão para me ajudar a determinar como e quando devo pedir ajuda. É baseada nos quatro princípios de entender suas prioridades, pesquisar no Google quando puder, interromper no momento certo e garantir que nos levantemos para pedir ajuda pessoalmente.

Tenho esperança de que essa árvore de decisão ajude meus colegas e eu a sermos mais produtivos, e tenho esperança de que ajude você também. Nossas organizações deveriam ser lugares incríveis cheios de risadas e colaboração. Então, a conclusão deste artigo não deveria ser "todos fiquem em silêncio e trabalhem". Deveria ser que precisamos ser cuidadosos ao pedir ajuda. Devemos ver se conseguimos resolver o problema primeiro e depois encontrar o momento certo para pedir ajuda aos nossos colegas.

Construindo uma Cultura de Autoatendimento

A maneira mais eficaz de reduzir interrupções não é apenas mudar o comportamento individual—é criar sistemas que tornem o autoatendimento o caminho de menor resistência. Quando encontrar uma resposta independentemente é mais fácil do que pedir a alguém, as pessoas naturalmente escolhem a opção mais rápida.

É aqui que ferramentas internas construídas para fins específicos brilham. Ao contrário de soluções genéricas que exigem contornos, aplicativos personalizados construídos para seus fluxos de trabalho específicos abordam exatamente as perguntas que seu time faz com mais frequência. X-Ray, recurso de análise de desempenho do Adalo, identifica possíveis problemas antes que afetem os usuários—significando que suas ferramentas internas permanecem rápidas e confiáveis conforme o uso cresce.

A chave é começar pequeno. Construa um aplicativo que responda às cinco perguntas mais comuns que seu time faz. Rastreie o uso. Expanda com base no que as pessoas realmente precisam. Sem limites de dados em planos pagos e aplicativos que são 3-4x mais rápidos após a revisão da infraestrutura Adalo 3.0, você pode iterar rapidamente sem se preocupar com restrições técnicas.

Um build publica para web, iOS e Android simultaneamente—então, independentemente de seu time preferir navegadores de desktop ou aplicativos móveis, eles podem acessar as mesmas ferramentas. Essa capacidade multiplataforma significa que você não está mantendo sistemas separados ou forçando as pessoas a usar dispositivos que não preferem.

Principais Conclusões

• Interrupções custam 25 minutos por ocorrência independentemente de estarem relacionadas ao trabalho atual—conscientização é o primeiro passo para reduzi-las
• Os quatro princípios—priorize, pesquise no Google primeiro, escolha o momento certo, pergunte pessoalmente—fornecem um framework para obter ajuda sem destruir a produtividade do time
• Ferramentas de autoatendimento eliminam interrupções completamente tornando as respostas disponíveis antes que as perguntas precisem ser feitas

Perguntas Frequentes

Por que escolher Adalo em vez de outras soluções de construção de aplicativos?

Adalo é um construtor de aplicativos com IA que cria verdadeiros aplicativos iOS e Android nativos ao lado de aplicativos web. Ao contrário de wrappers web, ele compila para código nativo e publica diretamente nas App Store da Apple e Google Play Store a partir de um único código-base. Com registros de banco de dados ilimitados em planos pagos começando em $36/mês e sem cobranças baseadas em uso, oferece preços previsíveis conforme seus aplicativos escalam.

Qual é a forma mais rápida de construir e publicar um aplicativo na App Store?

A interface drag-and-drop do Adalo e a construção assistida por IA permitem que você passe de ideia para aplicativo publicado em dias em vez de meses. Magic Start gera fundações completas de aplicativos a partir de descrições, e o Adalo lida com o processo complexo de submissão da App Store—para que você possa se concentrar em recursos e experiência do usuário em vez de lutar com certificados e perfis de provisionamento.

Posso reduzir facilmente as interrupções no local de trabalho e melhorar a produtividade do time com um aplicativo?

Sim, com o Adalo você pode criar ferramentas e aplicativos internos personalizados que ajudam os times a encontrar respostas independentemente sem interromper colegas. Construa bases de conhecimento, guias de processos ou sistemas de solicitação de autoatendimento que reduzam os 25+ minutos perdidos por interrupção mencionados em pesquisas de produtividade.

Quanto de produtividade é perdido devido a interrupções no local de trabalho?

De acordo com pesquisa de David Meyer, Ph.D., a troca de tarefas pode custar até 40% do tempo produtivo—isso é 16 horas por pessoa por semana. Além disso, a pesquisa de Gloria Mark descobriu que até mesmo breves interrupções adicionam 25 minutos para completar a tarefa original, independentemente de a interrupção estar relacionada ao trabalho sendo realizado.

Quais são os quatro princípios para pedir ajuda sem prejudicar a produtividade do time?

Os quatro princípios são: 1) Organize suas prioridades—interrompa imediatamente apenas para tarefas urgentes e importantes, 2) Pesquise no Google primeiro, faça perguntas depois—procure online antes de perguntar aos colegas, 3) O momento é essencial—espere até que alguém esteja entre tarefas ou retornando de um intervalo, e 4) Pergunte pessoalmente—isso permite que você leia pistas emocionais e confirme que você realmente precisa de ajuda agora.

Como os construtores de aplicativos podem ajudar a reduzir as interrupções do time?

Plataformas com IA como o Adalo permitem que os times construam e iterar em suas próprias ferramentas sem precisar constantemente de assistência de desenvolvedores. Quando os funcionários podem criar aplicativos personalizados, bancos de dados e fluxos de trabalho independentemente, eles recuperam horas perdidas e reduzem o estresse da troca de tarefas constante que vem de esperar por ajuda técnica.

Que tipos de ferramentas internas podem reduzir as interrupções no local de trabalho?

Bases de conhecimento pesquisáveis, sistemas de FAQ, aplicativos de documentação de processos, ferramentas de matriz de prioridades, quadros de status de disponibilidade e filas de solicitação de ajuda assíncronas reduzem as interrupções. Essas ferramentas tornam encontrar respostas independentemente mais rápido do que pedir aos colegas, deslocando naturalmente o comportamento para o autoatendimento.

Quanto custa construir aplicativos internos de produtividade?

Os planos pagos do Adalo começam em $36/mês com registros de banco de dados ilimitados e sem cobranças baseadas em uso. Isso se compara favoravelmente a alternativas como Bubble (começando em $69/mês com limites de uso e limites de registros) ou Glide ($60/mês com limites de linhas de dados e sem publicação em app store).